Poczta elektroniczna – najczęściej popełniane błędy

Ochrona przed najczęstszymi błędami związanymi z pocztą elektroniczną

Poczta elektroniczna jest nadal jednym z głównych sposobów komunikowania się, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Korzystając z poczty elektronicznej, warto mieć świadomość błędów, jakie możemy popełnić. Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy popełniane podczas korzystania z poczty e-mail, a także sposoby pomagające ich uniknąć.

Autouzupełnianie
Autouzupełnianie jest powszechną funkcją większości klientów e-poczty. Podczas wpisywania nazwy osoby, do której chcesz wysłać wiadomość, oprogramowanie poczty automatycznie wybiera jej adres e-mail. Wystarczy, że wpiszesz imię osoby, do której adresowana jest wiadomość, a program pocztowy sam uzupełni pole z adresem e-mail. Problem pojawia się, kiedy w książce adresowej jest kilka osób o podobnych nazwach, uzupełniony może zostać wtedy niewłaściwy adres e-mail.

Na przykład możesz chcieć wysłać poufną wiadomość e-mail do „Jana Nowak” – swojego współpracownika, ale zamiast tego autouzupełnianie wybiera adres e-mail do „Janusza Nowakowskiego” – trenera koszykówki Twojego dziecka. W efekcie możesz wysłać ważną wiadomość do kogoś, kogo ledwo znasz. Zawsze dokładnie sprawdzaj imię i nazwisko oraz adres e-mail w każdej wiadomości e-mail zanim ją wyślesz. Inną opcją jest dodanie adresu e-mail odbiorcy po napisaniu wiadomości, upewniając się, że wybrałeś odpowiednią osobę.

Odpowiedz wszystkim
W większości klientów pocztowych e-mail, podczas wysyłania wiadomość, oprócz pola „Do”, istnieje również opcja „DW”. „DW” (ang. „CC”). to skrót od „Do Wszystkich” (ang. „Carbon Copy”), który umożliwia dodawanie dodatkowych osób do odbiorców Twojej wiadomości. Kiedy ktoś inny wyśle Ci wiadomość i w DW są dodatkowe adresy e-mail, musisz zdecydować, jak chcesz odpowiedzieć: tylko do nadawcy lub do wszystkich, którzy zostali uwzględnieni w wiadomości e-mail za pośrednictwem opcji Odpowiedz Wszystkim.

Jeśli Twoja odpowiedź jest poufna, najprawdopodobniej chcesz odpowiedzieć tylko nadawcy. Uważaj jednak, ponieważ bardzo łatwo jest omyłkowo nacisnąć „Odpowiedz wszystkim”, co oznacza, że wiadomość zobaczą wszystkie osoby uwzględnione w DW. Podsumowując, odpowiadając na poufnego e-maila, zawsze dokładnie sprawdzaj, do kogo wysyłasz wiadomość przed wciśnięciem przycisku Wyślij.

Emocje
Unikaj wysyłania wiadomości e-maili, gdy jesteś zdenerwowany. Taka wiadomość może działać na Twoją szkodę, kosztując Cię nawet utratę pracy lub przyjaźni. Zamiast tego poświęć chwilę i spokojnie uporządkuj swoje myśli. Jeśli chcesz dać upust swojej frustracji, utwórz nową wiadomość e-mail (upewnij się, że pole adresowe „Do” jest puste) i wpisz dokładnie to, co chcesz powiedzieć. Następnie wstań i odejdź od komputera, zrób sobie kawę lub idź na spacer. Kiedy wrócisz, usuń wiadomość i zacznij od nowa. Pomocne może być, jeśli pokażesz swoją wiadomość przed wysłaniem przyjacielowi lub współpracownikowi.

Jednak najlepszym rozwiązaniem – kiedy już się uspokoisz – będzie rozmowa telefoniczna lub twarzą w twarz z daną osobą. Ludzie mogą mieć problem z określeniem Twoich zamiarów za pomocą samego e-maila, więc Twoja wiadomość może brzmieć lepiej przez telefon lub osobiście. Pamiętaj, że po wysłaniu e-maila, ślad po nim zostaje na zawsze.

Prywatność
Poczta elektroniczna nie ma odpowiednich mechanizmów chroniących prywatność. Twój e-mail może przeczytać każdy, kto uzyska do niego dostęp (podobnie jak pocztówka którą wysyłasz z wakacji). Twoją wiadomość można łatwo przekazać innym, opublikować na forach, przekazać w wyniku nakazu sądowego lub rozpowszechnić po ataku hakerskim.

Jeśli masz komuś coś naprawdę prywatnego do powiedzenia, podnieś słuchawkę i zadzwoń. Jeśli używasz komputera służbowego do wysyłania wiadomości e-mail, pamiętaj, że Twój pracodawca może mieć prawo do monitorowania, a być może nawet odczytywania wiadomości e-mail podczas korzystania z zasobów pracy.

Załączniki
Jeśli dołączasz dokumenty do wiadomości, przed wysłaniem upewnij się, że załączyłeś właściwy plik. 

źródło informacji: Biuletyn OUCH!

Polecamy także uwadze: Bezpieczna poczta e-mail 

Skrzynki poczty elektronicznej to jedno z najczęściej atakowanych przez cyberprzestępców narzędzi. Skutki takich działań dotykają coraz większej liczby osób. Warto zatem poznać sposoby, jak utrudnić życie cyberprzestępcom i zapewnić sobie bezpieczeństwo. To nic trudnego!

Bezpieczna poczta e-mail: silne hasło na początek

1. Silne hasło jest długie – długość hasła ma największe znaczenie. Im więcej znaków do odgadnięcia, tym trudniejsze zadanie dla cyberprzestępcy i jego narzędzi. Hasło powinno mieć co najmniej 8 znaków. Jeszcze lepsze jest dłuższe hasło, składające się z 12 lub 14 znaków.

2. Łatwo je zapamiętać, ale trudno odgadnąć – nietrudno wymyślić długie hasło mające ponad 20 znaków, ale z zapamiętaniem go możesz już mieć niemały problem. Dlatego ważne jest, by dobrze to sobie przemyśleć. Tworząc hasło – zadbaj, by z czymś ci się kojarzyło. Równocześnie jednak postaraj się o to, aby trudno było je odgadnąć. Dobrze, by w swojej treści zawierało coś, o czym wiesz tylko Ty i co tylko Ty zrozumiesz.

3. Dobre hasło wykorzystujesz tylko w jednej usłudze! Nigdy nie powtarzaj swojego hasła w kilku serwisach internetowych. W każdym serwisie internetowym korzystaj z innego hasła!